Wieso? Weshalb? Warum? Darum geht es bei und in einem Franchise-Handbuch

Was ist ein Franchise-Handbuch?

Das Franchise-Handbuch enthält das gesamte Know-how des Franchisegebers, das der Franchisenehmer braucht, um seinen Betrieb erfolgreich zu starten und zu führen. Es ist – wenn man so will – das erprobte Rezept für den Kuchen. Backen muss der Partner selbst. Ein Franchise Handbuch beschreibt immer das System und die Methoden.

Warum braucht ein Franchisegeber ein Handbuch?

Wenn Sie gerade als Franchisegeber starten wollen, sollten Sie die erfolgsrelevanten Prozesse Ihres Geschäftskonzeptes kennen und – wenn möglich – auch schon von Anfang an in einem Handbuch festhalten. Ein professionelles und praxistaugliches Franchise-Handbuchs (und das sollte immer Ihr oberstes Ziel sein!) beantwortet die wichtigsten Fragen Ihrer (zukünftigen) Franchisepartner – gerade zum Start ihres eigenen Betriebs. Das heißt: Wie gewinne ich erfolgreich Kunden? Welche betrieblichen Standards sollte ich auf jeden Fall bei der Umsetzung des Geschäftskonzepts berücksichtigen? Als junges Franchisesystem müssen Sie dem Know-how-Transfer bzw. der stetigen Weiterentwicklung Ihres Geschäftsmodells zwar Bedeutung beimessen, aber stecken Sie bitte nicht zu viel Zeit und Ressourcen in diese Aufgabe. Ein Franchise-Handbuch schreibt sich „im Gehen“. Das bedeutet, sobald ein Franchisegeber sein erfolgreiches und erprobtes Geschäftsmodell zu einem Franchise-System ausbaut, wird er Prozesse ändern, anpassen, Strukturen verändern etc. Er sollte sicherstellen, dass diese Veränderungen regelmäßig im Handbuch festgehalten werden. Denken Sie bitte immer daran: Wenn Sie ernsthaft ein erfolgreiches – sprich ein expandierendes Franchisesystem aufbauen wollen – brauchen Sie ein professionelles Franchise-Handbuch. Ohne geht im Franchise nichts, glauben Sie mir. Und: Je früher sie beginnen, desto besser.

Was genau steht in einem Franchise-Handbuch?

In einem Franchise-Handbuch findet sich das aktuelle Franchise- und Produktwissen des Franchisegebers sowie die Richtlinien und Grundsätze des Franchisesystems. Ein gutes Franchise-Handbuch „lebt“, das heißt es sollte regelmäßig aktualisiert und ergänzt werden, damit ein Franchisepartner während der gesamten Vertragslaufzeit jederzeit auf aktuelle Inhalte zurückgreifen kann. Fragen der Franchisepartner sollten grundsätzlich in einem ersten Schritt im Handbuch beantwortet werden. Es dient dem Franchisepartner somit als eine Art Betriebsanleitung für den Aufbau und die Führung seines Franchise-Unternehmens. Dabei ist es wichtig, dass Franchise-Handbücher systemtypisches Know-how und systemtypische Anforderungen vermitteln und nicht nur allgemein zugängliches Wissen abbilden, welches zum Beispiel auch in Fachbüchern oder im Internet zu finden ist.

Wie entwickelt sich ein Franchise-Handbuch? 

Junge Franchisesysteme (1-10 Franchise-Nehmer)

Rechtlich gesehen gehört die Vermittlung und Bereitstellung des Know-hows zur Hauptleistungspflicht des Franchisegebers. Das Handbuch enthält darüber hinaus aber auch Punkte, die den Franchisevertrag berühren. Oftmals verweist der Franchisevertrag in so einem Fall auf das Franchise-Handbuch. Für den Systemstart reicht daher ein Franchise-Handbuch, welches die im Franchisevertrag zu regelnden Punkte zwingend enthält. Auch die wichtigsten Prozesse, die vom ersten Tag an für den erfolgreichen Betrieb des Unternehmenstyps tatsächlich notwendig sind, sollten im Handbuch geregelt und ausführlich beschrieben sein. Gerade zum Start Ihres Franchisesystems empfehle ich Ihnen unbedingt unser Online-Handbuch-Tool.

Franchisesysteme in der Aufbauphase

Mit den ersten Franchisepartnern entwickelt sich das Know-how rund um den lokalen Standortauf- und -ausbau erfahrungsgemäß weiter. Klingt logisch und ist auch einer der großen Vorteile im Franchise: Wissen ist Macht und macht nicht nur den jeweiligen Partner vor Ort erfolgreich(er), sondern auch das gesamte System. Dies gilt ganz besonders für die Maßnahmen zur Kundengewinnung und Kundenbindung, die in und während der tatsächlichen Umsetzung immer weiter optimiert werden können. Auch deshalb ist es so wichtig, das Handbuch regelmäßig zu aktualisieren. Denken Sie immer daran: Als Franchisegeber sind Sie der Kochprofi, der sein Geschäftsrezept immer weiter verfeinert. Und vergessen Sie bitte nicht, Ihre Partner darüber zu informieren – sei es über Newsletter oder das Intranet – immer mit einem Verweis auf Ihr aktuelles Handbuch. Schritt für Schritt entsteht so aus der Praxis heraus ein lebendiges und praxistaugliches Nachschlagewerk für Ihre Franchisepartner.

Franchisesysteme in der Wachstums- und Expansionsphase

Erst einmal: herzlichen Glückwünsch! Ihr Franchisesystem wächst. Sie wissen also um die Notwendigkeit eines professionellen Handbuchs und profitieren – genau wie Ihre Partner – von den oben beschriebenen Vorteilen. Viele Tipps kann ich Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt gar nicht mehr geben – außer: Standardisieren Sie weiterhin Ihre Erfolgsprozesse auf hohem Niveau. Halten Sie diese im Franchise-Handbuch fest und machen Sie Ihr Franchise-Netzwerk immer wieder auf Neuerungen aufmerksam. Sorgen Sie für Austausch zwischen Ihren Franchisepartnern und fördern Sie das „voneinander Lernen“. Sehr hilfreich für den Know-how-Transfer im eigenen Netzwerk ist zum Beispiel auch ein gut aufgebautes und professionell geführtes Partnermanagement, also die Franchisepartner Betreuung seitens des Franchisegebers. Aus meiner Sicht eine leider oftmals unterschätzte, aber sehr wichtige Schnittstelle im Franchise. Merken Sie sich am besten sofort: In einem guten Partnermanagement fließen für Sie alle wichtigen Informationen zusammen. Deshalb mein Tipp: Geben Sie die Aktualisierung und Pflege Ihres Franchise-Handbuchs ruhig in die Hände eines vertrauensvollen Partnermanagers/Partnermanagerin.

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