Fünf Anforderungen an Ihre Franchise-Software

Sie sind dabei Ihre eigene Franchise zu starten!? Das Fundament sind Sie – und die passende Software! Aber welche ist die Richtige? Sie sollte das Management des Franchisenetzwerks sowohl beim Aufbau, als auch bei der Entwicklung sinnvoll unterstützen.

Die Suche bei Google & Co. bietet einiges an „Franchise-Software“. Es ist schwer zu erkennen welche Software was leistet oder vielleicht auch unter anderem Deckmantel die gleichen Funktionalitäten bieten. Oder lohnt sich vielleicht doch das Entwickeln einer eigenen Software?

Folgendes sollte geklärt sein:

  1. Was muss ich bei der Wahl der Software beachten?
  2. Welche Software-Lösung passt am besten zum meinem Franchisesystem?
Tipp:
Machen Sie einen Vorab-Check und formulieren Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele. Somit wird Ihnen die Wahl der geeigneten Software für Ihr Franchisesystem leichter fallen.

 

Point-of-Sale (POS)

Eine wichtige Voraussetzung für den Start eines Franchisesystems ist eine Software, welche eine professionelle und effiziente Bedienung des Kunden im Pilotbetrieb ermöglicht. Die Point-of-Sale Software (POS-Software) oder auch das sogenannte Kassensystem.

Diese POS-Softwaresysteme sind inzwischen weit entwickelt und nicht nur dazu da Geld anzunehmen oder Belege auszudrucken. Für jede Branche gibt es einige bewährte Lösungen und Anbieter. Nicht nur in Bezug auf die 2019 eingeführte europaweite Bonpflicht haben sich die Anforderungen an Kassensysteme verschärft. Auch sonst gibt es umfassende Gesetzesgrundlagen für die POS-Software.

Ihre Kassensoftware ist der Motor Ihres lokalen Geschäftsbetriebs. Wie ein Zahnrad ist sie ständig in Betrieb, um das System am Laufen zu halten. Entscheiden Sie sich für eine Software, welche auch ein ansprechendes Nutzerdesign aufweist, denn erfahrungsgemäß kann sich eine Software nur dann stetig verbessern, wenn sie gern genutzt und mit Daten gefüttert wird.

Wichtig:
Das korrekte Verbuchen der Umsätze in Ihren Partnerbetrieben hat oberste Priorität, um Ihre Franchisegebühren vollständig und korrekt in Rechnung stellen zu können.

 

Ihr Lebenselixier: Ihre Franchise-Software

Für Ihre Mitarbeiter in der Franchisezentrale ist die Franchise-Software das wichtigste Tool für die täglich anfallenden Arbeiten. Die Franchise-Software arbeitet Hand in Hand mit der POS-Software, denn diese ist auf die Weiterleitung der Daten der jeweiligen Partnerbetrieben angewiesen. Die wertvollen Kennzahlen und Erfahrungswerte aus der POS-Software ermöglichen Ihrer Franchise-Software die Erstellung von aussagekräftigen Betriebsvergleichen. Diese bieten Ihrem Franchisepartner eine hilfreiche Orientierung bei der Steuerung seines Geschäfts vor Ort.

Tipp:
Gestalten Sie Ihre Franchise-Software so, dass auch Ihre Franchisepartner gerne und vor allem täglich damit arbeiten.

Daher sollten Sie sich zwei essentielle Fragen schon vor der Einführung der Franchise-Software beantworten:

  1. Ist es möglich, die vorhandene POS-Software um bestimme Funktionalitäten zu ergänzen?
  2. Erfüllt Ihre POS-Software damit bereits einen Teil der Anforderungen an eine Franchise-Software?

 

Weniger ist mehr!

Bereits zum Start Ihres Franchisesystems nutzen Sie in Ihrem Unternehmen und in Ihrem Pilotbetrieb wahrscheinlich jede Menge Tools und Apps:

  • Dateimanagement: Box.com, Dropbox, OneDrive
  • Eigenorganisation und Projektmanagement: One Note, Trello, MeisterTask
  • Netzwerk-Kommunikation: Facebook, Xing-Gruppe, Whats App
  • Customer Relationship Management (Kontaktdatenbank mit Kalenderfunktion, CRM-Software): Outlook, Sugarcrm, Act, pipedrive, salesforce
  • Terminabstimmungen: Doodle
  • Vertragsgebiete definieren / managen: Online-Gebietsmanager von den FranchiseMachern
  • Schulungsvideos: Youtube-Kanal, eigene E-Learning Academy
  • Kosten- und Ertragsanalysen: Tools vom Steuerberater, z. B. „Felix1“ von ETL
  • Webbasiertes Franchise-Handbuch von den FranchiseMachern
  • PDF-Dokumente mit Vorlagen für Visitenkarten, Geschäftspapier und  Marketingmaterial inkl. integrierter Bestellmöglichkeit bei einer Druckerei(Webshop).
Tipp:
Schauen Sie auf Ihren Vorab-Check-up und überlegen Sie, welche Tools Ihnen beim Aufbau mehrerer Standorte besonders von Nutzen sein werden. Womit arbeiten Sie heute schon abteilungsübergreifend und ortsunabhängig? Welche Anwendungen können Sie eventuell per Schnittstelle miteinander vernetzen?

Vielleicht gibt es auch ähnliche Anwendungen in der Microsoft- oder Google-Welt, auf die Sie umstellen könnten. Dann hätten Sie ein breites Spektrum an Modulen, die Sie je jederzeit hinzu- oder auch wieder wegnehmen können. Lassen Sie sich beraten!

 

Frei oder proprietär?

Proprietär

Proprietäre Software bezeichnet eine Software, die das Recht und die Möglichkeiten der Wieder- und Weiterverwendung sowie Änderung und Anpassung durch Nutzer und Dritte stark einschränkt.“ Wikipedia 

Sollten Sie sich für eine proprietäre POS- oder Franchise-Software entscheiden, gibt es ein einige Aspekte zu berücksichtigen:

  1. Erstens ist der Anbieter der Software immer im Besitz des geheimen Quellcodes.
  2. Somit wird er monatliche Lizenzgebühren für jeden Nutzer sowie jeden Standort in Rechnung stellen. Individuelle Anpassungen können ausschließlich von diesem Anbieter vorgenommen werden. Dies könnte unter Umständen recht teuer werden und auch einige Zeit beanspruchen.
  3. Sie zahlen für ein festgelegtes, genormtes Programm, das keinerlei Spielraum für Individualisierungen lässt. Dies, und auch die Tatsache, dass Sie in einer Abhängigkeit zum Anbieter, bezüglich möglich steigender Kosten, stehen, sollten Sie bei der Entscheidung für oder gegen eine Franchise-Software beachten.

Deshalb empfiehlt es sich gerade bei prorietärer Software einen Blick auf die Leistungsfähigkeit des Anbieters zu werfen. Um Ihr Risiko und Ihre Kosten ungefähr einschätzen zu können helfen Ihnen folgende Fragen:

  • Wie viele Mitarbeiter hat die Anbieter-Firma?
  • Wie viele von den Mitarbeiter sind Programmierer?
  • Wie lange ist die Firma schon auf dem Markt?
  • Gibt es bereits einen Unternehmensnachfolger?

Frei zugänglich / open source

„Die Software kann genutzt werden, ohne dass lizenzrechtliche Beschränkungen bezüglich der Nutzung oder der Vervielfältigung bestehen“ giswiki.org

Die wichtigsten Fakten einer freien Software:

  • Der Quellcode ist offen und in der Regel kostenfrei.
  • Die Software wird kontinuierlich von weltweiten Gemeinschaften von Programmierern weiterentwickelt.
  • Es gilt das demokratische Selbstverständnis.
  • Das heisst, dass diese Software für jeden zugänglich und auch veränderbar sein sollte.
  • Weltweit basieren rund die Hälfte aller Internetseiten auf der freien Content-Management Software (CMS) WordPress sowie 11% auf der freien Software Joomla.

Bisher gar nicht so schwer, oder?

Die Vorteile:

  • Verschiedene Internetagenturen weltweit sind auf die jeweiligen freien Software Programme spezialisiert.
  • Das ermöglicht Flexibilität in der Zusammenarbeit mit Agenturen – idealerweise in Wohnortnähe.
  • Im Hinblick auf eine steigende Nutzerzahl lässt sich mit dem Aufbau auf einer freien Software erhebliche Lizenzgebühren sparen.
  • Anhand von den Stunden oder Tagessätzen der Internetagenturen lassen sich Kosten für die Software gut kalkulieren.
  • Sie können die Entwicklung ganz nach Ihren finanziellen Mitteln gestalten und jederzeit stoppen und auch wieder starten.
  • Sie erhalten eine individuelle angepasste Software, die sich wegen der Quelloffenheit leicht in Ihre bereits verwendeten Softwares und Tool integrieren lässt.

Auch unser Online-Handbuch-Tool und den Online-Gebietsmanager haben wir mit einer frei zugänglichen Software (joomla) programmieren lassen. Statt Lizenzgebühren zahlen Sie eine einmalige Installations- oder Einrichtungsgebühr inkl. einem Videokurs zur Einführung in die Technik. Franchisegebern schenken wir ausserdem unseren beliebten Videokurs „So erstellen Sie ein lebendiges Franchise-Handbuch!“.

Fünf Anforderungen an Ihre Franchise-Software

Diese 5 Anforderungen sollte Ihre Franchise-Software erfüllen. Am besten Sie nehmen Sie mit in Ihren Vorab-Check mit auf und beziehen Ihre Expansionspläne mit ein.

1. Know-How-Transfer

Durch die Franchise-Software werden Ihren Franchisepartnern und Mitarbeitern alle Infos, Anleitungen als auch Dokumente zur Verfügung gestellt, immer up to date, von überall und zu jeder Zeit abrufbar.

2. Kommunikation zwischen Franchisegeber und Franchisenehmer

Ihre Franchise-Software sollte eine regelmäßige, zielorientierte Kommunikation mit Ihren Franchisepartnern unterstützen.

3. Kommunikation zwischen Franchisenehmern

Auch für den hilfreichen gegenseitigen Austausch zwischen Ihren Franchisepartnern erweist sich die Software als eine praktische
Plattform.

4. Controlling für den Franchisegeber

Um das Franchisesystem erfolgreich zu steuern und als „bewährt“ zu kennzeichnen, unterstützt Sie die Software beim regelmäßigen Abruf der wichtigsten Kennzahlen von Ihren Franchisepartnern. Denken Sie dran, diese Zahlen nicht nur für sich zu nutzen sondern sie auch an Ihre Franchisepartner in Form von z.B. Rankings zurück zu spielen.

5. Controlling für den Franchisepartner

Durch die Software ist es jedem Franchisenehmer möglich, seine Geschäftsentwicklung mit der der anderen Standorte zu vergleichen, zu analysieren und gegebenenfalls bei anderen Partner nach Erfolgsrezepten zu fragen. Der daraus resultierende Wettbewerb festigt Ihr Franchisenetzwerk und fördert den Austausch zwischen Ihren Partnern.

Fazit zu Ihrem Franchise-System-Aufbau

Franchisesysteme benötigen per se ein professionelle Softwarestruktur. Erstellen Sie vorab Ihr Anforderungsprofil anhand Ihrer Expansionspläne und Ihres Geschäftsmodells. Je besser Sie wissen, was Sie brauchen und was nicht, desto besser können Sie mit dem jeweiligen Anbieter auf Augenhöhe kommunizieren und so die richtige Software-Lösung für Ihr System finden.

Denken Sie immer daran, dass jede Software – ganz gleich, für welche Sie sich entscheiden – die tägliche Arbeit unterstützen und erleichtern sollte. Nicht mehr und nicht weniger. Sie spart darüber hinaus wertvolle Zeit: für wichtige persönliche Gespräche und die strategische Arbeit an Ihrem Unternehmen – also diejenigen Dinge, die uns als Mensch und Unternehmer zu 100 % fordern und begeistern. Keine Software kann uns diese wichtigen Aufgaben abnehmen, weil jede Software letztlich nur ein Werkzeug, ein Mittel zum Zweck, aber nie das Ziel selbst sein kann.