5 Tipps für eine einfache und schnelle Fertigstellung Ihres Franchise-Handbuchs

Die schlechte bzw. gute Nachricht für Sie vorweg: Ihr Handbuch wird – sollte Ihr Franchisesystem erfolgreich expandieren (wovon wir ausgehen!) – niemals zu 100 Prozent fertig sein. Ein Franchise-Handbuch lebt und entwickelt sich kontinuierlich weiter. Machen Sie sich deshalb weniger Sorgen, sollte Ihr Handbuch gerade noch nicht perfekt sein. Beunruhigender wäre, wenn in Ihrem Handbuch gar nichts mehr passiert. Merken Sie sich deshalb schon jetzt: Ihr Franchise-Handbuch bleibt – neben vielen anderen Tools und Hilfsmitteln – Ihr wichtigster Gradmesser für den innovativen Entwicklungsstand Ihres Franchise-Netzwerkes und Ihres Geschäftskonzeptes. 

Viele Fragen, viele mögliche Antworten

So unterschiedlich Franchisesysteme sind, so unterschiedlich sind auch die Fragen, die Franchisegeber bei der Erstellung ihres Handbuchs beschäftigen. Während der eine sich Gedanken über die konkreten Inhalte macht, bereitet dem anderen die Suche nach einer passenden Menüstruktur Kopfzerbrechen. Geht es z. B. um ein generelles Update des bestehenden Handbuchs sind es erfahrungsgemäß auch vermehrt technische Fragen, die es gilt, bestmöglich zu beantworten: Wie integriert man sein bisher analoges Handbuch in die digitale Welt und wie vermittelt man diesen digitalen Transfer dann auch seinen Mitarbeitern und Franchisepartnern? Aus meiner Erfahrung geht es gerade am Anfang aber häufig erst einmal um die Frage: Wie schaffe ich es, als neu gestartetes Franchise-System, mein Handbuch überhaupt zu Ende zu schreiben? Und: Wann kann ich es meinen Franchisepartnern offiziell übergeben?

Analog war gestern – ausnahmslos

Die Zeiten sind lange vorbei, in denen Franchisepartner bei Vertragsunterzeichnung ein ausgedrucktes Exemplar des Handbuchs feierlich überreicht bekamen. Verabschieden Sie sich also von der Vorstellung einer offiziellen „Übergabe“. Handbücher sind heute und auch in Zukunft digital. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Der Zugriff auf aktuelles Know-how ist damit jederzeit und von überall möglich. Änderungen können schnell umgesetzt und im System implementiert werden. Ein Online-Handbuch bildet die Basis für einen regen Austausch zwischen Franchisegeber und Franchisepartnern. Darüber hinaus kann das gesamte System mit einem lebendigen Online-Handbuch effizient und systematisch weiterentwickelt werden. 

Bewährte Tipps aus meiner langjährigen „Handbuch-Schreib-Praxis“:

  1. Wer hat den Handbuch-Hut auf? Definieren und kommunizieren Sie einen Hauptansprechpartner!

Benennen Sie möglichst früh an eine*n Hauptansprechpartner*in für Ihr Franchise-Handbuch und kommunizieren Sie diesen auch intern. Jedem einzelnen Mitarbeiter in der Zentrale sollte bekannt sein, dass diese*r Mitarbeiter*in alle handbuchrelevanten Infos für das Gesamtkonzept benötigt. In der Praxis sind es meist die Partnermanager- oder betreuer, die diese Aufgabe der Handbuch-Erstellung bzw. Koordination übernehmen – auch aufgrund ihrer Nähe zu den Franchisepartnern und ihrer abteilungsübergreifenden Funktion in der Franchisezentrale. Der oder die Handbuch-Hauptansprechpartner*in trägt von Anfang an die Verantwortung für eine möglichst vollständige Handbuchstruktur und holt sich alle Infos aus den Fachabteilungen oder vom Chef/der Chefin. Sollten Sie sich bei der Erstellung Ihres Handbuchs für die Zusammenarbeit mit einem externen Franchiseexperten entscheiden, dann ist Ihr*e Hauptansprechpartner*in in der Zentrale die Schnittstelle zwischen Franchiseberater und Ihrem Geschäftskonzept.

  1. Wie ist Ihr Handbuch aufgebaut? Legen Sie eine klare und passende Struktur fest!

Eins ist klar: Ohne Struktur funktioniert kein Handbuch. Überlegen Sie sich deshalb frühzeitig eine passende Menüstruktur für Ihr Franchise-Handbuch. Sollten Sie sich für unser Online-Handbuch-Tool entschieden haben (Glückwunsch!), brauchen Sie dafür schon ein bisschen weniger Zeit aufwenden. Im Tool finden Sie nämlich bereits eine vollständige und bewährte Menüstruktur. Ergänzend dazu sind die franchiserelevanten Menüpunkte auch schon mit Inhalten und Quellverweisen gefüllt. Sie können mir glauben: Das erleichtert Ihnen die Arbeit ungemein! Wenn Sie dennoch selbst loslegen möchten, finden Sie bei den FranchiseMachern auch eine Kurzanleitung, wie man eine passende Struktur festlegen kann: https://www.franchisemacher.de/franchise-wiki/213-wann-sie-am-besten-mit-dem-schreiben-ihres-franchise-handbuchs-starten.html Sollten Sie zur Ergänzung der franchiserelevanten Punkte noch Fragen haben, helfen wir Ihnen natürlich auch gerne persönlich und individuell weiter: 90min Online-Beratung (199 EUR)

  1. Schreibst Du noch oder tippst Du schon? Schreiben Sie Ihr Handbuch direkt online! 

Sie ahnen es bereits… Auch im Franchise gilt: Online is the new black! Sie brauchen noch überzeugende Argumente? Bitteschön: 

  • Systemrelevante Änderungen können sehr schnell und direkt vorgenommen werden.
  • Sie können das Handbuch für Ihre Fachabteilungen freischalten, die sich einen Gesamtüberblick verschaffen und ihre ganz speziellen Themen ganz einfach und direkt ergänzen können.
  • Alle Teammitglieder haben über die Kommentarfunktion die Möglichkeit, Feedback zu geben.
  • Anschauliche Grafiken, mit denen Sie z. B. auch im Lizenzverkauf oder in Ihrem Außenauftritt arbeiten, können einfach in das Handbuch integriert werden.
  • Per Video können Sie Ihre erfolgsrelevanten Prozesse anschaulich zeigen und vermitteln gleichzeitig alle wichtigen Details, die es zu beachten gibt.
  1. Liest Du noch oder schaust Du schon? Drehen Sie Videos und erstellen Sie anschauliche Grafiken!

Wann haben Sie selbst das letzte Mal im Tagesgeschäft einen mehrseitigen Text tatsächlich gelesen? Mein Tipp: Sparen Sie sich und Ihren Teammitgliedern das Lesen seitenlanger Prozessbeschreibungen. Drehen Sie Videos! Videos, die die praktische Arbeit Ihres Systems anschaulich zeigen, sind einprägsamer als ausformulierte Texte. Verabschieden Sie sich gleichzeitig aber auch von einem perfektionistischen Anspruch: Ein Video muss nicht perfekt sein. Es reicht z. B. auch ein Handyvideo. Wichtig ist nur: Der Prozess, um den es geht, sollte bis ins letzte Detail beschrieben sein. Hier ein paar Video-Beispiele aus der Praxis: 

  • Was ist beim Reinigen einer Friteuse zu beachten?
  • Was ist die richtige Arbeits(schutz)kleidung?
  • Wie begrüße ich einen Kunden?
  • Wie belegt man einen Käse-Schinke-Sandwich?
  • Was ist beim Austauschen einer Fensterdichtung zu beachten?
  • Welche Qualitäts- und Hygienerichtlinien sind wichtig, z. B. „Wie wasche ich mir meine Hände richtig?”
  • usw. usw.

Videos sollten nie länger als 30 Sekunden sein. Gerne auch lustig, damit es sich besser einprägt. Mithilfe eines lustigen Videos zum Thema „falsche Arbeitskleidung” hat man z. B. schon einen großen Schritt in Richtung „Ach ja, dass sollten wir ja so nicht machen” getan.

  1. Wenig oder keine Zeit? Lassen Sie sich von Profis helfen! 

Wenn Sie keine Zeit oder wenig Kapazitäten haben, Ihr Handbuch von Anfang selbst zu erstellen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Sie schneller zu einem fertigen und professionellen Franchise-Handbuch kommen:

Noch Fragen? Kontaktieren Sie mich jederzeit gerne.